https://whimsical.com/informatiebeheersdocumenten-timeline-8x5Nnp7Dwz9gTr5yXcQS88
De NBN ISO 19650-2 specifieert de taken die moeten worden opgenomen met betrekking tot informatiebeheer. Deze taken worden gegroepeerd onder de informatiebeheerfunctie. De groep taken wordt verdeeld onder de opdrachtgevende partij, de hoofdopdrachtnemer(s) en de opdrachtnemer(s). Het grootste deel van deze taken wordt toegekend per opdracht. Dit betekent dat een aantal taken dus meerdere keren zullen moeten worden opgenomen.
Voorbeeld: Bij een klassieke aanbesteding zijn ontwerp en uitvoering twee aparte opdrachten. Dit betekent dat de taak ‘het opstellen van de high-level verantwoordelijkheidsmatrix van het informatieleveringsteam’ tweemaal zal moeten worden opgenomen, want er zijn immers twee informatieleveringsteams. Eén keer dus door het ontwerpteam en één keer door het uitvoeringsteam. Het gaat immers ook over andere verantwoordelijkheden.
Taken die volgens de norm toebehoren aan de opdrachtgevende partij worden door deze toegekend binnen de organisatie of aan derden voor de eerste aanbesteding. Taken die toebehoren aan de hoofdopdrachtnemer worden toegewezen door hoofdopdrachtnemer bij diens antwoord op aanbesteding. Op deze manier zijn de meeste taken binnen de informatiebeheerfunctie duidelijk toegekend bij de start van het project.
Het is fundamenteel om te begrijpen dat de taken binnen de informatiebeheerfunctie betrekking hebben op alle informatie die we onder de noemer informatiemodel brengen. Dit informatiemodel omvat zowel gestructureerde als ongestructureerde data en bestaat uit een combinatie van geometrische informatie, alfanumerieke informatie en documentatie. Het is essentieel dat de industrie informatie ziet als elke andere (fysieke) asset daar beslissingen en dus ook resultaten gebaseerd zijn op informatie. Om deze reden hoort informatiebeheer met dezelfde prioriteit behandeld te worden als het beheer van andere assets. Individuen in bestaande functies die taken moeten opnemen rond informatiebeheer kunnen dit zien als secundair. Dit brengt het informatiebeheer proces in gevaar en dit risico moet worden erkend en afgedekt worden.
Deze taken kunnen gedeeltelijk of in zijn geheel worden uitbesteed aan een andere projectpartner of aan derden (externe experts, consultants…). Zeker wanneer een deel van de taken wordt uitbesteed is het zéér belangrijk dat er duidelijk op voorhand wordt afgelijnd over welke taken het gaat en welke verantwoordelijkheid en belissingsrecht dit met zich meebrengt. Het is wel zo dat de partijen aansprakelijk (Accountable) blijven voor de taken die aan hen zijn toegewezen in de NBN EN ISO 19650, maar de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taak (Responsible) kan wel uitbesteed worden.
Bij het uitbesteden van verantwoordelijkheden aan andere projectpartners is het belangrijk dat er geen belangenconflict ontstaat.
Voorbeeld: Een opdrachtgever kan de evaluatie en goedkeuring van een informatiemodel uitbesteden aan het architectenbureau (hoofdopdrachtnemer). Dit betekent dat het architectenbureau zowel het informatiemodel maakt als evalueert. Het is dan ook aangeraden dat deze twee activiteiten niet bij hetzelfde individu liggen om een belangenconflict te voorkomen. Verder moet neutraliteit en eerlijkheid voorop staan.
Voorbeeld: Een opdrachtgever die al diens verantwoordelijkheden aan een externe partner uitbesteed kan eisen dat deze partner in diens antwoord op aanbesteding een clausule opstelt waar deze uitlegt hoe er met een eventueel belangenconflict zal worden omgegaan.
Bij het aanduiden van een externe partij door een opdrachtgevende partij is het belangrijk dat de de juiste informatie wordt gecommuniceerd naar deze potentiële externe partij. Dit wordt best gedaan onder de vorm van een aparte opdracht voor de eigenlijke aanbesteding van het project. De kwaliteit van het antwoord op de aanbesteding hangt af van de gecommuniceerde informatie. Mogelijke informatie die relevant kan zijn: